PENGERTIAN, PRINSIP DAN FUNGSI ADMINISTRASI GEREJA

1.     Apa itu Administrasi?

Kata administrasi berasal dari kata ad dan ministro (Latin) yang berarti “melayani atau menyelenggarakan” (Webster, 1974). Definisi  administrasi adalah suatu proses kegiatan penyelenggaraan yang dilakukan oleh seorang administrator secara teratur dan diatur  melalui perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.     Apa itu Gereja?

Secara formal, Ronald W. Leigh (1988) mendefinisikan gereja sebagai kumpulan orang-orang yang diselamatkan, orang-orang yang disebarkan untuk menginjili yang tersesat, orang-orang yang dikumpulkan untuk saling membangun, dan orang-orang yang dikelompokkan kembali dalam berbagai lembaga untuk melaksanakan pelayanan-pelayanan khusus.

3.     Apa itu Administrasi Gereja?

Administrasi gereja adalah proses  penyelenggaraan secara teratur kegiatan gereja melalui tahap percencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan penginjilan, pembinaan, dan pelayanan sosial.

4.     Apa Tujuan (-tujuan) Gereja?

Tujuan gereja –istilah ini sering kali digunakan secara tumpang tindih dengan fungsi dan misi gereja-- ada tiga

a.     Penginjilan – memberitakan Injil, supaya semua orang mendengar, percaya, dan menerima Injil

b.   Pembinaan – orang yang sudah percaya (Kristen) bertumbuh kerohaniannya, menjadi dewasa imannya, karakter dan sifat-sifatnya menjadi seperti Kristus

c.   Pelayanan sosial (diakonia) – orang miskin yang belum atau sudah percaya perlu dibantu agar dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhannya yang pokok

5.     Bagaimana Administrasi Gereja Diselenggarakan?

Administasi gereja dapat diselenggarakan dengan terlebih dahulu memahami fungsi dan prinsip administrasi gereja

a.     Fungsi administrasi gereja

Administrasi gereja akan berhasil mencapai tujuan organisasi apabila seluruh fungsi administrasi dapat diberdayakan dan dilaksanakan secara optimal. Fungsi-fungsi administrasi pada umumnya dapat dibedakan sebagai:

A.   perencanaan (planning),

B.   penyusunan staf (stafing),

C.   pengorganisasian (organizing),

D.   pengawasan (controling),

E.    pengarahan (directing),

F.    penganggaran (budgeting), dan

G.   pengevaluasian (evaluating).

b.    Prinsip administrasi gereja

Prinsip atau hal-hal yang harus menjiwai administrasi gereja ialah:

A.   Asas norma (Alkitab harus menerangi administrasi gereja)

B.   Asas ketepatan dan kesesuaian

C.   Asas fleksibilitas

D.   Asas dialektik (perpaduan) pengetahuan, ketrampilan, dan seni

6.     Siapa yang Menyelenggarakan Administrasi Gereja?

Administrasi gereja diselenggarakan oleh semua anggota gereja dan diorganisir oleh pemimpin gereja. Karena itu selain memiliki kompetensi (kemampuan) rohani, pemimpin gereja perlu memiliki kompetensi (kemampuan) rohani.

7.     Aplikasi Fungsi Perencanaan

Perencanaan dapat diartikan sebagai proses atau rancangan mengenai berbagai hal yang akan dikerjakan. Pada tahap ini pemahaman dan penguasaan  rumus 5 W + 1 H akan sangat membantu administrator dalam membuat perencanaan. Apa (what) yang harus dikerjakan atau dicapai, kapan (when) mengerjakannya, di mana (where) mengerjakannya, kenapa (why) mengerjakannya, siapa (who) yang mengerjakannya, dan bagaimana mengerjakannya.

         Karena  merupakan inti administrasi maka tujuan (visi) harus disosialisasikan dengan baik. Satu metode yang diinstruksikan Tuhan kepada nabi Habakuk untuk mensosialisasikan  penglihatan (visi, tujuan) yang akan dicapai terdapat dalam Habakuk 2:2.  Lalu Tuhan menjawab aku demikian: “Tuliskanlah penglihatan itu pada loh-loh, supaya orang sambil lalu dapat membacanya”. Dengan demikian tujuan (visi) perlu dituliskan berbentuk “prasasti” dan dipajang pada tempat strategis dan terbuka sehingga setiap orang yang terlibat dalam administrasi gereja selalu mengingat dan termotivasi untuk mencapainya.

8.     Bagaimana menyusun perencanaan?

a.        Perencanaan dimulai dengan evaluasi

Dalam penyusunan rencana-rencana program, organisasi, rapat atau kegiatan (baru atau yang sudah ada tetapi harus diubah), hal pertama yang harus dilakukan ialah mengevaluasi keadaan sekarang ini dalam norma-norma Alkitab, dan dengan demikian kita merumuskan kebutuhannya.

b.       Perencanaan pada tujuan-tujuan yang jelas

Bila kita telah menentukan kebutuhan, maka kita telah menentukan tujuannya. Tujuan merupakan pernyataan positif tentang apa yang kita harapkan terjadi bila telah menerapkan rencana-rencana itu. Jika tujuan sudah jelas, tugas berikutnya adalah mendeskripsikan (membuat) tujuan-tujuan atau sasaran spesifik dan konkrit. Deskripsi ini mungkin meliputi:

• Jadwal pertemuan
•  Pemilihan bahan-bahan kurikulum
•  Daftar proyek dan pengurusnya
•  Daftar topic diskusi/tema kotbah
•  Daftar lokasi kegiatan
•  Daftar pembagian tugas
• Penyusunan anggaran
• Dan rincian-rincian/daftar lainnya

c.        Perencanaan berakhir dengan evaluasi

Setelah rencana-rencana dilaksanakan dan sebuah program baru berjalan untuk beberapa waktu, keberhasilannya harus dievaluasi. Dalam melakukan evaluasi, pertanyaan mendasar yang harus diajukan adalah: “Seberapa jauh kebutuhan telah terpenuhi?”

9.     Aplikasi Fungsi Budgeting (Anggaran)

Sama seperti lembaga-lembaga atau organisasi lainnya, agar gereja dapat menjalankan program-programnya (mencapai tujuan) maka mereka perlu didukung oleh dana yang cukup. Idealnya, dana pendukung ini didapatkan dari gereja itu sendiri, bukan dari gereja atau pihak-pihak lain. Gereja-gereja besar yang telah mapan dan lokasinya berada di kota biasanya tidak mempunyai masalah dengan dana. Mereka malah dapat menyantuni gereja-gereja lain yang programnya terhambat karena tidak tersedianya dana. Dalam kenyataannya banyak juga gereja-gereja, terutama yang lokasinya berada di pinggiran kota dan pedesaaan sering kali terbentur oleh ketiadaan dana. Posisi gereja berdasarkan pengadaan dananya dapat dikelompokkan sebagai berikut:

a.        Sebagian Gereja relatif tidak mempunyai sumber yang memadai di bidang finansial. Sekecil apapun dana yang diperlukan, gereja tidak dapat memenuhinya. Gereja pada posisi ini biasanya menggantungkan harapan pada pihak lain yang dapat memberikan santunan (sumbangan). Kalau ada pihak yang bersedia menyantuni program mereka bisa terlaksana tetapi kalau tidak ada, program mereka relatif tidak dapat terselenggara alias jalan di tempat.

b.       Sebagian Gereja mempunyai sumber yang memadai di bidang finansial tetapi administrator gereja tidak mampu menggalinya. Dengan posisi seperti itu gereja setempat cenderung akan mengambil sikap menunggu dan menunggu atau malah meniru gereja dengan posisi butir a mengharapkan dan meminta pihak lain yang akan mengulurkan tangan untuk memfalisitasi progam mereka.

c.        Ada juga Gereja mempunyai sumber yang memadai dan administrator gereja telah berusaha menggalinya tetapi sumber itu (warga jemaat) ragu-ragu untuk mengeluarkan dana karena “tidak beriman” atau “tidak mau tau” mengenai program gereja. Jadi, pengalamannya tidak berbeda dengan posisi butir a dan b.

d.       Selebihnya, Gereja yang mempunyai sumber yang memadai dan terbuka untuk mendukung sepenuhnya program gereja. Gereja dengan posisi seperti ini biasanya menjadi tumpuan harapan bagi gereja-gereja lain yang mengalami masalah pendanaan program.

         Apa yang ingin disampaikan dengan mengetengahkan fungsi anggaran ini ialah administrasi gereja sebaiknya menggunakan asas akuntabel, tranparansi, prioritas, mandiri, dan berkeseimbangan. Akuntabel berarti penerimaan dan penggunaan dana dapat dipertanggungjawabakan. Transparasi berarti pengelolaan uang menggunakan sistem terbuka. Mandiri mempunyai pengertian bahwa pendanaan program (kegiatan) gereja setempat digali dari dirinya sendiri, tidak bergantung pada pihak lain. Prioritas mengacu pada pemenuhan kebutuhan yang paling mendesak,  sedangkan asas berkeseimbangan mengharapkan bahwa semua program (kegiatan) mendapatkan pendanaan yang layak.